Semelles : devis, signature, fabrication et annulation
De la consultation à la remise au patient, voici comment se déroule une commande de semelles dans Futto : devis, signature, fabrication, et ce qu'il faut faire pour modifier ou annuler une commande.
En bref
- Vous pouvez configurer les semelles avant la signature : tant que le devis n'est pas signé, tout reste modifiable.
- La signature est nécessaire pour lancer la production.
- « Signer le devis » consiste à indiquer comment le patient a validé le devis (accord verbal, devis signé, confirmation écrite).
- Un brouillon se supprime. Une commande dont le devis a été émis s'annule.
Les étapes d'une commande
| Statut | Ce qu'il reste à faire |
|---|---|
| Brouillon | Compléter la commande et générer le devis. |
| Devis généré | Faire valider le devis par le patient, puis le signer dans Futto. |
| Accord de principe | Le patient est d'accord sur le principe : soumettre le devis à la signature. |
| Signé | Lancer la production. |
| En fabrication | Marquer la commande comme prête. |
| Prête | Remettre les semelles au patient. |
| Remise | Générer la facture. |
Une étape validée par erreur ? Dans le menu de la commande, Revenir à l'étape précédente recule d'une étape, jusqu'à « Devis généré » au plus.
Créer une commande
- Depuis une consultation : ajoutez la section Semelles (ou l'action rapide Semelles), puis cliquez sur Nouveau devis. Le devis est généré directement et la commande passe à « Devis généré ».
- Depuis la liste des semelles : menu Semelles, bouton Nouvelle commande. Vous pouvez Enregistrer en brouillon ou Créer et générer le devis. La liste des semelles du cabinet fait partie de la formule Premium.
Avant de générer le devis, renseignez la pointure de chaque semelle.
Configurer les semelles
Vous n'avez pas besoin d'attendre la signature pour configurer les semelles.
- Avant la signature, tout est modifiable : ajouter ou retirer une semelle, le prix, le gabarit, l'acte facturé, les zones et les matériaux.
- Après la signature, le devis est figé : on ne peut plus ajouter ou retirer de semelle, ni changer le prix, le gabarit ou l'acte. Les zones, matériaux et épaisseurs restent modifiables pendant la fabrication.
- Une fois les semelles prêtes, leur configuration ne peut plus être modifiée.
Si vous modifiez la commande après avoir émis le devis, Futto affiche « Le devis ne correspond plus aux semelles ». Régénérez le devis avant de le faire signer.
Signer le devis
Futto n'envoie pas de demande de signature électronique au patient. Vous enregistrez la façon dont le patient a validé le devis :
- Cliquez sur Signer le devis (dans la consultation) ou Signer (dans la fiche de la commande).
- Choisissez comment le patient a validé : Accord verbal (par téléphone ou en cabinet), Devis signé (copie papier ou numérique) ou Confirmation écrite (email ou SMS du patient).
- Cliquez sur Confirmer la signature.
Pour transmettre le devis au patient, cliquez sur Voir le devis puis Envoyer par email, ou téléchargez-le.
La signature est refusée si le devis a expiré ou s'il ne correspond plus aux semelles : régénérez-le d'abord.
Modifier une commande signée
Le devis signé ne peut plus être modifié. Dans le menu de la commande, Modifier la commande crée une nouvelle commande à partir de l'actuelle :
- la commande actuelle est annulée, sans montant dû, et reste consultable dans l'historique ;
- la nouvelle commande repart à « Devis généré » : le patient doit valider le nouveau devis.
Supprimer ou annuler une commande
Supprimer un brouillon
Seul un brouillon peut être supprimé : menu de la commande > Supprimer. La suppression est définitive.
Annuler une commande
Dès que le devis a été généré, la commande ne se supprime plus : elle s'annule. Dans le menu de la commande (Plus d'actions), section Zone de danger, cliquez sur Annuler la commande.
- L'annulation est définitive : pour reprendre, il faut créer une nouvelle commande.
- Depuis la fiche de la commande, vous pouvez indiquer un motif. Si les semelles ont déjà été signées, la case Montant encore dû garde la commande facturable (par exemple si la fabrication a commencé).
- Sans cette case, la commande annulée n'est plus facturable et son devis disparaît des documents de la consultation.
- L'annulation ne rembourse rien : les paiements déjà enregistrés ne sont pas modifiés.
Depuis une consultation, l'annulation est simplifiée : sans motif et sans montant dû. Pour garder un montant dû, annulez depuis la fiche de la commande.
Le patient refuse le devis
Avant la signature, utilisez plutôt Refus patient dans le menu de la commande.