Collaborateurs et remplaçants : accès, rétrocessions et impayés

Vous travaillez en collaboration ou vous vous faites remplacer ? Futto calcule automatiquement la redevance due au titulaire du cabinet et le solde à régler entre vous. Voici comment ce calcul fonctionne.

En bref

• La redevance est calculée sur le montant facturé, que le patient ait payé ou non.
• Les frais de déplacement ne sont pas soumis à redevance : ils reviennent entièrement au praticien qui a réalisé l'acte.
• Le réglage « Qui supporte les impayés ? » décide qui absorbe un acte impayé au moment de régler le solde.
• Un changement de contrat s'applique aux consultations réalisées après la modification. Les consultations passées ne sont jamais recalculées.

Ce qui est soumis à redevance

Pour chaque consultation clôturée, Futto distingue :

• Le montant soumis à redevance : l'acte, les actes complémentaires, les soins facturés et les semelles.
• Le montant non soumis à redevance : les frais de déplacement.

La redevance = montant soumis à redevance × taux de redevance prévu dans le contrat. Le taux peut être unique, varier selon le jour de la semaine, selon l'acte ou selon le type d'acte.

Qui supporte les impayés ?

Ce réglage se trouve dans Paramètres > Cabinet > Accès Collaborateurs, en cliquant sur Modifier pour un praticien, carte Impayés. Seul un administrateur du cabinet peut le modifier.

Par défaut, la règle légale s'applique :

• en collaboration, c'est le collaborateur qui supporte les impayés ;
• en remplacement, c'est le praticien remplacé.

Vous pouvez en convenir autrement dans votre contrat et choisir l'autre option.

Exemple

Un acte de 100 € réalisé par un collaborateur, avec une redevance de 40 %.

Quand le patient paie, les deux options donnent le même résultat. Elles ne changent quelque chose qu'en cas d'impayé.

Qui encaisse quoi

Le contrat précise, pour chaque moyen de paiement, qui encaisse l'argent : le titulaire ou le praticien qui a réalisé l'acte. Par défaut, c'est le praticien qui a réalisé l'acte qui encaisse tout.

Le solde tient compte de qui a réellement reçu chaque paiement. Si le titulaire a encaissé un paiement par carte pour un acte du collaborateur, il lui doit la part correspondante.

Le cas du tiers payant

Un paiement en tiers payant compte dans le calcul dès qu'il est enregistré, même s'il est encore « En attente ». Il n'en sort que s'il est marqué Rejeté : le montant devient alors un impayé, et la règle ci-dessus s'applique.

Les remplaçants

Un remplaçant facture pour le compte du praticien qu'il remplace.

• Il remplace le titulaire : le solde se calcule entre le titulaire et le remplaçant, au taux du remplaçant.
• Il remplace un collaborateur : il y a deux soldes. Le collaborateur remplacé règle le titulaire à son propre taux, et le remplaçant règle le collaborateur remplacé au taux prévu dans leur contrat. Le remplaçant ne règle rien directement au titulaire.

Modifier un contrat

Quand vous modifiez un contrat (taux, impayés, encaissement), la nouvelle version s'applique aux consultations dont la date de soin est postérieure à la modification. Les consultations déjà réalisées gardent le contrat en vigueur à leur date : elles ne sont jamais recalculées.

Suivre ses redevances

Sur la page Facturation, ouvrez l'onglet Suivi des redevances :

• choisissez la contrepartie (titulaire, collaborateur, remplaçant) et la période ;
• le solde indique le montant à verser ou à recevoir sur la période ;
• le tableau détaille, consultation par consultation, le montant brut, les frais de déplacement, la commission théorique et le solde.

Le bouton Exporter > Exporter vers Excel fournit le détail complet : un onglet du calcul théorique, et un onglet des paiements effectifs avec, pour chacun, qui l'a encaissé.

La période de suivi par défaut se règle dans Paramètres > Cabinet > Général, champ « Période de rétrocession par défaut ».

Inviter un membre et gérer son accès

Les rôles

• Titulaire : accès complet, y compris aux paramètres du cabinet et à la facturation.
• Collaborateur : voit ses propres patients et consultations, et ses statistiques.
• Remplaçant : travaille pour le compte d'un praticien du cabinet, pendant une période définie.
• Assistant médical : accède aux dossiers patients et aux documents du cabinet. Il ne réalise pas d'actes et n'a pas de redevance.

Inviter un membre

1. Ouvrez Paramètres > Cabinet > Accès Collaborateurs et cliquez sur Inviter un nouveau membre.
2. Email : l'adresse avec laquelle le praticien se connectera à Futto.
3. Rôle : Titulaire, Collaborateur, Remplaçant ou Assistant médical.
4. Contribution (sauf assistant) :
   • Mode de redevance : Taux unique, par jour, par acte ou par catégorie. Les taux variables font partie de la formule Premium.
   • pour un remplaçant : le Praticien remplacé ;
   • Qui supporte les impayés ? ;
   • Période du contrat : date de début, et date de fin (obligatoire pour un remplaçant).
5. Encaissement : pour chaque moyen de paiement, qui encaisse. Par défaut, le praticien encaisse tout. Faire encaisser le titulaire fait partie de la formule Premium.
6. Cliquez sur Envoyer l'invitation.

Le praticien reçoit un email d'invitation. L'invitation apparaît dans Invitations en attente jusqu'à ce qu'il l'accepte. Pour la renvoyer, annulez-la (Annuler l'invitation) et invitez-le à nouveau.

Le nombre de membres dépend des places disponibles dans votre abonnement.

Le calcul des redevances et des impayés est détaillé plus haut dans cet article.

Modifier un contrat

Cliquez sur la carte du membre pour ouvrir le Détail de la collaboration. Chaque section (Durée, Rôle, Redevance, Encaissement, Impayés) a un bouton Modifier.

Une modification s'applique aux consultations réalisées après celle-ci. Les consultations passées gardent le contrat en vigueur à leur date.

Mettre fin à une collaboration

1. Ouvrez le Détail de la collaboration du membre.
2. Dans Durée de la collaboration, renseignez la Fin de la collaboration.

Attention à la date : l'accès est coupé à 0 h le jour indiqué. Si le dernier jour travaillé est le 14 mars, indiquez le 15 mars. Indiquer la date du jour coupe l'accès immédiatement.

Le membre apparaît ensuite comme parti. Le switch Masquer les membres partis ou supprimés permet de le masquer de la liste.

Un remplaçant perd aussi son accès si l'accès du praticien qu'il remplace prend fin.

Ce que deviennent ses données

Rien n'est supprimé : ses patients, consultations et paiements restent dans le cabinet, et les redevances passées restent calculées au taux en vigueur à l'époque. Une fois la date de fin passée, le contrat est clos et ne peut plus être modifié.

Pour faire revenir un praticien qui a quitté le cabinet, contactez-nous à [email protected].